Ga naar de inhoud Ga naar het zoeken Ga naar het footermenu 
Zoeken

Planning en Control Cyclus

 

GGD regio Utrecht (GGDrU) wil een organisatie zijn die bereikbaar en behulpzaam is en waarvan duidelijk is welk verschil hij maakt voor de inwoners van de regio Utrecht. Daarom stelt GGDrU jaarlijks op basis van de cijfers van het voorgaande jaar cijfermatige overzichten over de dienstverlening samen. Deze komen elk jaar tegelijk met de jaarstukken beschikbaar. 

Het doel van de beschrijving van de P&C-cyclus is de organisatie en het bestuur inzicht verschaffen in wat zij kunnen verwachten van de documenten in de P&C cyclus, wanneer zij deze documenten kunnen verwachten en welke relatie er tussen de diverse producten bestaat.  
 
De P&C cyclus kent een aantal producten. Daarnaast lopen in één kalenderjaar drie jaren in de cyclus gelijktijdig.  

*Van alle producten in deze tabel worden de maatwerkverantwoording en samenwerkingsovereenkomst enkel verstuurd naar de colleges.

Bestuursagenda

De bestuursagenda vormt het begin van de planning en control cyclus, en is het meerjarenplan van GGDrU. Het Algemeen Bestuur stelt de bestuursagenda iedere vier jaar vast. Hierin geeft het bestuur richting aan de missie en visie van de GGDrU voor de komende vier jaar. Op basis van de bestuursagenda stelt het bestuur ieder jaar een kaderbrief en begroting op, waarin zij aangeeft welke plannen en producten zij wil realiseren, welke middelen daarmee gemoeid zijn en op welke manier dit aansluit bij de missie en visie.  

Kaderbrief 

GGDrU begint oktober 2022, via de kaderbrief 2024, met de voorbereidingen van de begroting 2024. Naast de verplichting vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is er ook vanuit GGDrU behoefte om de financiële en beleidsmatige kaders op hoofdlijnen vast te stellen, voorafgaand aan het opstellen van de begroting. Met de kaderbrief 2024 wordt invulling gegeven aan de verplichting in de wet gemeenschappelijke regeling dat vóór 15 april 2023 de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraden moet zijn verstuurd. Binnen GGDrU is deze termijn vervroegd naar een datum vóór 1 januari 2023. GGDrU geeft raden daarmee ruim een jaar van te voren mogelijkheid om hun richting, in de vorm van zienswijzen, voor GGDrU mee te geven.  
 
De kaderbrief 2024 wordt ambtelijk en bestuurlijk in het najaar 2022, met de bestuursconferentie als startpunt, voorbereid. De kaderbrief 2024 wordt vervolgens in maart 2023 door het Algemeen Bestuur vastgesteld, waarbij de zienswijzen van de gemeenteraden worden betrokken. 
 
In een kaderbrief worden op hoofdlijnen onder meer de volgende zaken opgenomen:  

  • Belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen. 
  • Financiële uitgangspunten (onder meer indexering). 
  • Belangrijkste financiële ontwikkelingen. 
  • Belangrijkste risico’s.  

Begroting 

De begroting bevat naast de going concern activiteiten ook een vertaling van het strategisch meerjarenplan (de bestuursagenda) naar concrete activiteiten, prestaties en middeleninzet voor het komende jaar, met een doorkijk naar de drie jaren daarna. Via vaststelling van de begroting autoriseert het bestuur de DPG tot het maken van de kosten die noodzakelijk zijn om de voorgenomen activiteiten te kunnen realiseren. 
 
Ook bij de ontwerp-begroting vraagt GGDrU raden om een zienswijze. De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat het Dagelijks Bestuur van GGDrU ten minste acht weken voordat zij de begroting voor vaststelling aan het Algemeen Bestuur voorlegt, deze ontwerpbegroting voor zienswijze voorlegt aan de raden. Het Dagelijks Bestuur houdt zich tenminste aan de wettelijke termijn. In de praktijk vraagt GGDrU tien tot elf weken vóór de datum waarop het besluit moet worden genomen door het AB om een zienswijze van de raden. Omdat de vergadercycli van de 26 gemeenten in onze regio allemaal verschillen, lukt het helaas niet om op elk van de 26 aan te sluiten.

Begrotingswijziging 

Al met al is het proces van maken tot en met vaststellen van de begroting een langdurig traject. Daarmee is de kans dat een begrotingswijziging nodig is erg groot. Een begrotingswijziging is namelijk conform de gemeenschappelijke regeling noodzakelijk wanneer er wijzigingen plaatsvinden in het beleid en in de uitvoering van taken of bij wijzigingen in de gemeenschappelijke bijdragen van gemeenten (bijvoorbeeld door wetswijzigingen of nieuwe CAO-afspraken). De kans dat deze wijzigingen zich voordoen nadat de primitieve begroting is vastgesteld is groter wanneer het opstellen van de primitieve begroting vroegtijdig plaatsvindt. 

Voorheen was een begrotingswijziging ook noodzakelijk wanneer er geen wijzigingen waren in gemeenschappelijke bijdragen van gemeenten, maar wel in individuele bijdragewijzigingen (bv. door nieuwe maatwerktaken op basis van afspraken met gemeenten) of wanneer een begrotingsbijstelling nodig was op basis van BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)-richtlijnen (bv. het bijstellen van begrote lasten en baten bij onvoorziene omstandigheden als hogere corona-uitgaven dan vooraf ingeschat om daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven de borgen). Voor dit type wijzigingen is de technische begrotingswijziging geïntroduceerd. Dit is een begrotingswijziging waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen van gemeenten en in het beleid en in de uitvoering van taken. De technische begrotingswijziging is ingevoerd mede op uitdrukkelijk verzoek van gemeenteraden om het administratieve proces te vereenvoudigen. Het Dagelijks Bestuur stelt een technische begrotingswijziging vast.   

In de praktijk wordt elk jaar altijd 1 reguliere begrotingswijziging gemaakt en sporadisch is een tweede technische wijziging nodig. Begrotingswijzigingen waarin wel sprake is van verandering van de bijdragen van een of meerdere gemeenten en in het beleid en in de uitvoering van taken worden wel voor zienswijze voorgelegd aan de raden. Hiervoor wordt dezelfde procedure gevolgd als bij het vaststellen van de begroting.  

Bestuursrapportage  

Uiteraard kent de cyclus ook een verantwoordingszijde. Deze bestaat uit de twee bestuursrapportages na vier en acht maanden aan het Algemeen Bestuur. Deze komen in juni respectievelijk oktober van het betreffende begrotingsjaar op de agenda van het Algemeen Bestuur.  
 
Via de bestuursrapportage informeert de organisatie het bestuur over voortgang, afwijkingen en bijzonderheden ten opzichte van de doelen uit de begroting. Er wordt gerapporteerd inzake prestaties (output/oucome), budgetbesteding en risico’s.  
 
Gelijktijdig met de bestuursrapportage kan een begrotingswijziging, zoals bovenstaand, worden aangeboden. De begrotingswijzigingen volgen de processtappen, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling GGDrU. Daarbij sluit de vorm van de begrotingswijziging aan op de begroting.  

Jaarstukken 

De jaarstukken vormen het instrument waarmee verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid en beheer. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (betreft de inhoudelijke verantwoording) en de jaarrekening (betreft de financiële verantwoording).  
 
De jaarstukken zijn conform de wettelijke voorschriften en volgen de opbouw van de begroting. Basis voor de opzet van de jaarstukken is de begroting (en uiteraard de wettelijke verslaggevingsregels). Het jaarverslag is beschrijvend van aard. De jaarrekening is cijfermatig van aard en bestaat uit de waarderingsgrondslagen, balans, productgroeprekening en de toelichting op de balans en de productgroeprekening.  
De jaarstukken worden door de Directeur Publieke Gezondheid aangeboden aan het bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt uiteindelijk de jaarstukken, waaronder de jaarrekening, vast.  
 
De jaarrekening wordt gecontroleerd door de accountant. De accountant deelt zijn controle als volgt in: een interimcontrole (derde kwartaal van het betreffende boekjaar) en een eindejaarscontrole. De jaarrekening wordt vóór 15 april naar de gemeenteraden verstuurd. 

Samenwerkingsovereenkomst en maatwerkverantwoording

Aan het begin van ieder kalenderjaar wordt in afstemming met de wethouder en de ambtenaar Volksgezondheid/Publieke Gezondheid per individuele gemeente een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. In de samenwerkingsovereenkomst staan de aanvullende afspraken opgenomen die GGDrU uit zal voeren voor het komende jaar voor die gemeente. In de overeenkomst staan de intensiveringen op de basistaken en/of maatwerkafspraken benoemd. Twee keer per jaar vindt er op ambtelijk niveau een terugkoppeling plaats op deze taken in de maatwerkverantwoording. 

GGDrU stuurt de samenwerkingsovereenkomst en de maatwerkverantwoordingen naar de wethouder volksgezondheid.